⚙️ Nouveau composant métier : Pré relances Clients automatisées dans Oxygène

⚙️ Nouveau composant métier : Pré relances Clients automatisées dans Oxygène

Capsoft enrichit l’écosystème Oxygène avec un nouveau composant dédié à la gestion proactive des échéances clients.

L’objectif : anticiper les retards de paiement grâce à l’envoi automatisé d’e-mails de pré-relance, déclenchés N jours avant la date d’échéance.

Ce module s’intègre naturellement dans les processus comptables existants et reprend les standards de qualité déjà mis en œuvre dans le composant “Relance Clients” , tout en introduisant des mécanismes spécifiques à l’anticipation.

🎯 Objectif métier

Permettre aux entreprises d’informer leurs clients en amont des échéances à venir, via un envoi automatique, personnalisé et historisé, incluant : 

•    un tableau récapitulatif des factures concernées,
•    les pièces jointes PDF associées,
•    un message entièrement paramétrable,
•    un suivi complet dans un journal dédié.

Cette approche réduit significativement les retards de paiement et améliore la relation client grâce à une communication préventive et non intrusive.

🧩 1. Développement du composant “Pré relances”

Ce nouveau composant repose sur une dérivation contrôlée du module de relances standard, afin de garantir cohérence, compatibilité et évolutivité.

Travaux techniques réalisés

• Création d’un module dérivé du système de relances, enrichi pour répondre aux besoins spécifiques des pré‑relances.
• Mise en place d’un filtrage des échéances : seules les factures arrivant à échéance dans un délai défini (N jours) sont prises en compte.
• Ajout de filtres complémentaires (typologie, statut, montant, exclusions) pour affiner la sélection des dossiers.
• Développement d’un générateur PDF basé sur le modèle “Lettres de relance avec échéances regroupées”.
• Introduction d’un nouveau champ métier : Niveau de relance anticipé (1 à X), permettant un suivi progressif et historisé des actions menées.

✉️ 2. Création & envoi automatisé des e mails de pré relance

Le système d’envoi reprend les standards du module PDFMail tout en introduisant des paramètres dédiés aux pré relances.

📬 Paramétrage complet de l’e mail

•    Expéditeur personnalisable via un nouveau paramètre dédié.
•    Destinataire déterminé automatiquement selon les règles PDFMail.
•    Objet du message configurable spécifiquement pour les pré relances.
•    Corps du message personnalisable (texte libre, mentions, signature, logo).

📎 Pièces jointes & contenu enrichi

•    Attachement automatique de toutes les factures PDF concernées par l’échéance anticipée.
•    Intégration dans le corps du mail d’un tableau HTML listant les échéances à venir.

🗂️ Historisation & traçabilité

Chaque envoi est enregistré dans un journal des pré relances :
•    date,
•    heure,
•    utilisateur,
•    niveau de relance anticipé.

📄 Exemple de tableau intégré dans l’e mail

Ce tableau est généré dynamiquement et intégré directement dans le corps du message, garantissant une lecture immédiate et professionnelle.

🔐 Conformité & bonnes pratiques

Comme pour le composant “Relance Clients”, le traitement des données s’inscrit dans un cadre conforme au RGPD :

•    traitement fondé sur l’exécution du contrat et l’intérêt légitime,
•    conservation limitée,
•    sécurisation des données,
•    transparence via CGV et politique de confidentialité.

📞 Envie d’anticiper vos échéances clients ?

Notre équipe vous accompagne pour intégrer ce nouveau composant “Pré relances” dans votre environnement Oxygène et l’adapter à vos processus internes.