📄 Dématérialisation comptable : un flux maîtrisé de Zeendoc vers la comptabilité Oxygène
La dématérialisation des documents comptables n’est plus une option : c’est un levier stratégique pour sécuriser les processus, réduire les délais de traitement et fiabiliser la tenue comptable. L’intégration Zeendoc → Oxygène permet précisément de structurer un flux documentaire robuste, automatisé et conforme, tout en simplifiant le quotidien des équipes administratives et comptables.
🎯 Objectif du flux
Créer une chaîne continue allant :
- De la collecte et indexation des pièces dans Zeendoc,
- À l’intégration automatique des écritures et justificatifs dans Oxygène,
- Jusqu’à l’archivage probant et la consultation instantanée depuis la comptabilité.
Ce flux garantit une comptabilité plus rapide, plus fiable et parfaitement documentée.
1. Zeendoc : la capture intelligente et l’indexation des pièces
Zeendoc joue le rôle de référentiel documentaire et de moteur d’automatisation.
Collecte multicanale
- Dépôt manuel ou glisser-déposer
- Email dédié (factures fournisseurs, notes de frais…)
- Connecteurs métiers (facturation, ERP, outils RH)
- Scan en lot avec reconnaissance automatique
OCR et intelligence documentaire
- Lecture automatique des zones clés (montant, TVA, date, fournisseur…)
- Classification automatique par typologie de document
- Détection des doublons
- Indexation normalisée pour faciliter l’export vers Oxygène
Structuration des dossiers
- Classement par fournisseur, période, nature de charge
- Gestion des statuts : à valider, validé, exporté
- Workflow d’approbation configurable
2. Export Zeendoc → Oxygène : un flux sécurisé et normé
Une fois les documents validés, Zeendoc génère un export comptable structuré, compatible avec les modules Oxygène.
Contenu de l’export
- Fichier d’écritures comptables (FEC ou format Oxygène)
- Index des pièces
- Liens ou pièces jointes pour rattachement automatique
- Informations analytiques (si activées dans Zeendoc)
Modes d’intégration possibles
- Import manuel dans Oxygène (simple et rapide)
- Dépôt automatisé dans un répertoire surveillé
- Intégration assistée via un connecteur Capsoft (si besoin d’un flux renforcé)
Sécurisation
- Contrôle de cohérence avant export
- Journalisation des opérations
- Traçabilité Zeendoc ↔ Oxygène
3. Oxygène : intégration comptable et rattachement automatique des pièces
Côté Oxygène, l’import permet de générer les écritures et de lier chaque ligne à son justificatif.
Génération des écritures
- Création automatique des écritures d’achats, ventes, notes de frais
- Gestion de la TVA
- Affectation analytique
- Rapprochement fournisseur facilité
Rattachement des pièces
- Chaque écriture est associée à son document PDF
- Consultation instantanée depuis la ligne comptable
- Archivage probant assuré par Zeendoc
🔍 Avantages pour les équipes comptables
- Plus de saisie manuelle
- Plus de recherche de justificatifs
- Plus de risque de perte ou de doublon
- Audit facilité (accès direct aux pièces)
4. Les bénéfices concrets pour l’entreprise
Gain de temps
- Jusqu’à 70 % de saisie en moins
- Validation accélérée
- Recherche documentaire instantanée
✔ Fiabilité renforcée
- Moins d’erreurs de saisie
- Traçabilité complète
- Conformité RGPD et archivage probant
Optimisation financière
- Réduction des coûts de traitement
- Meilleure visibilité sur les dépenses
- Comptabilité plus réactive
🧭 5. Bonnes pratiques pour un flux optimal
- Définir une nomenclature documentaire claire dans Zeendoc
- Paramétrer les workflows d’approbation
- Vérifier la cohérence des journaux et comptes dans Oxygène
- Tester un premier export sur une période courte
- Former les utilisateurs aux deux environnements
- Mettre en place un contrôle qualité mensuel
Conclusion
La dématérialisation Zeendoc → Oxygène n’est pas seulement un gain de productivité : c’est une transformation structurelle qui fiabilise la comptabilité, sécurise les processus et améliore la collaboration entre services.
Capsoft accompagne cette transition avec une expertise terrain, des connecteurs éprouvés et une maîtrise fine des environnements Oxygène et Zeendoc.