⚙️ Événementiel à l'international : Facturation Oxygène Multidevises Automatisée Grâce à l’import CSV

Événementiel & salons internationaux

CAPSOFT a enrichi l'ERP Oxygène avec des composants métier spécifiques, conçus pour répondre aux besoins de son client spécialisé dans l’événementiel. Cette solution permet une facturation efficace des participants aux salons internationaux, dans le secteur de la TEC.

Grâce à notre solution, l’automatisation des factures de vente multidevises devient simple et efficace. En exploitant les données des badges scannés, nous intégrons automatiquement un fichier CSV structuré, assurant une intégration fluide dans la gestion commerciale Oxygène.

Cas d’usage : Événementiel & salons internationaux

Dans le secteur de l’événementiel notamment lors de grands salons et manifestations la gestion des facturations peut  vite devenir un défi, notamment lorsqu’il s’agit de traiter un grand nombre de participants, cette fonctionnalité est particulièrement utile pour la facturation des participants internationaux. Par exemple, lors d’un salon professionnel, les données des badges scannés sont intégrées dans un fichier CSV, permettant une facturation automatisée et adaptée à chaque pays.

Notre système intègre : ✅ Dédoublonnage intelligent des contacts pour éviter les erreurs de facturation. ✅ Identification automatique du taux de TVA selon les codes fiscaux applicables. ✅ Gestion avancée des envois avec plusieurs adresses email par client. ✅ Traitement des homonymes pour une meilleure fiabilité des données. ✅ Génération automatique d’un journal d’anomalies permettant un suivi précis.

Cette solution garantit une gestion rapide, fiable et sans effort des facturations événementielles, vous libérant des contraintes administratives.

Automatisation et personnalisation

En exploitant les données des badges scannés, notre système récupère automatiquement un fichier CSV structuré, assurant une intégration fluide avec l’ERP Oxygène. Une fois les données importées, la génération des factures est entièrement automatisée, avec application des modèles adaptés selon le pays du participant (TVA, devise, mentions légales spécifiques).

La valeur ajoutée de cette solution réside également dans son envoi automatique des factures par e-mail. Dès que les factures sont générées, elles sont directement expédiées aux différents correspondants du client, en tenant compte des adresses multiples enregistrées. Chaque e-mail contient le modèle de facture adapté, garantissant une transmission conforme aux exigences du pays et du client.

✅ Sélection automatique des destinataires : Lors de l’émission d’une facture, le système identifie les contacts associés au client et envoie le document aux adresses e-mail enregistrées. ✅ Adaptation du modèle de facture : En fonction du pays du participant, le système applique le modèle de facture correspondant (TVA, devise, mentions légales spécifiques). ✅ Envoi instantané des e-mails aux différents interlocuteurs du client : Envoi des factures aux services comptables, commerciaux et administratifs du client, selon les besoins. ✅ Suivi et traçabilité : Un journal d’envoi est généré automatiquement pour assurer un suivi précis des transmissions.

Automatisation des règlements clients multidevises 

Dans le secteur de l’événementiel  international où les transactions se multiplient, l’importation des factures multidevises devient un enjeu clé pour une gestion efficace des paiements. Grâce à notre nouveau composant intégré à l’ERP Oxygène, la création des règlements clients est entièrement automatisée, garantissant un processus fluide et sécurisé.

✅ Création automatique des règlements à partir de l’intégration d’un fichier CSV structuré. ✅ Lettrage intelligent : rapprochement automatique des paiements avec les factures importées pour un suivi précis. ✅ Conversion dynamique des montants selon les taux de change en vigueur ✅ Prise en compte des spécificités locales : TVA, devises et mentions légales adaptées à chaque pays ✅ Envoi automatique des confirmations de paiement aux différents interlocuteurs du client ✅ Suivi et traçabilité renforcés grâce à un journal d’anomalies et de transactions.

Cette solution garantit une gestion des paiements rapide, efficace et sans erreur, vous libérant des tâches administratives chronophages.

Avec cette solution, gagnez en fiabilité, rapidité et efficacité dans votre gestion commerciale !

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